Privacy Policy

1. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke

StudentApp is het voorwerp van een samenwerkingsovereenkomst tussen de studentenvoorzieningen van Hogeschool West-Vlaanderen (Howest) en Katholieke Hogeschool VIVES Noord (VIVES), en kadert binnen het decreet betreffende de studentenvoorzieningen in Vlaanderen.

Deze privacy policy is van toepassing op alle persoonsgegevens die verwerkt worden door Howest en VIVES, die gezamenlijk de "Verwerkingsverantwoordelijke" zijn van deze website.

De Verwerkingsverantwoordelijke hecht veel belang aan jouw privacy en verwerkt jouw persoonsgegevens dan ook conform de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna “GDPR”) alsook iedere toekomstige of aanvullende wetgeving in uitvoering daarvan, voor zover van toepassing.

2. Wat betekent “persoonsgegevens verwerken”?

Het verwerken van persoonsgegevens (hierna “gegevens”) omvat elke verwerking van gegevens die u als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het gaat, leest u in deze Privacy Policy. Het begrip ‘verwerken’ is zeer ruim en dekt onder andere het verzamelen, bewaren, gebruiken van jouw gegevens, of het delen hiervan met derden.

3. Welke gegevens verwerken wij?

Hieronder verduidelijken wij welke gegevens wij van u kunnen verwerken. Afhankelijk van de concrete situatie, jouw voorkeuren en de manier waarop u ons contacteert, verwerken wij niet alle onderstaande gegevens van u.

Bij registratie op app.studentapp.be verwerken wij volgende gegevens:

• Taal (NL of EN)
• Voornaam en naam
• E-mailadres van de hogeschool/universiteit
• Profielfoto
• Geslacht (Man, Vrouw, Anders, Zeg ik liever niet)
• Onderwijsinstelling
• Opleiding
• Pendel- of kotstudent (checkbox)
• Persoonlijke interesses (activiteitenselectie)

Daarnaast worden ook volgende technische en functionele gegevens opgeslagen:

• Rol (student, redacteur, vestigingsadmin, administrator)
• Email geverifieerd (ja/nee)
• Datum en uur van aanmaak
• Datum en uur van registratie

Bij het inchecken op een activiteit verwerken wij volgende gegevens:

• Naam gebruiker
• E-mailadres
• Activiteit
• Programma waaraan de activiteit is gekoppeld
• School
• Taal (NL of EN)

Daarnaast worden ook volgende technische en functionele gegevens opgeslagen:

• Datum en uur van aanmaak check-in
• Datum en uur van aanpassing check-in

Bij het unlocken (bv. bij een betaling) verwerken wij volgende gegevens:

• Naam gebruiker
• E-mailadres
• School
• Taal (NL of EN)
• Naam activiteit
• Naam van de rekening waarop werd betaald
• Bedrag dat werd betaald
• Betaalmethode

Daarnaast worden ook volgende technische en functionele gegevens opgeslagen:

• Datum en uur van aanmaak betaling
• Datum en uur van aanpassing betaling

Oorsprong van gegevens

De gegevens die wij verwerken van studenten, hebben wij gekregen van de student zelf, bij registratie op app.studentapp.be. De technische en functionele gegevens worden mee opgeslagen volgens het gedrag van de gebruiker.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij uw gegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt voor volgende doeleinden:

• De algemene operationele werking van StudentApp (bijvoorbeeld maar niet gelimiteerd tot opzoeken van het aantal deelnemers van een activiteit, betalingen van gebruikers checken, ...);
• Het op de hoogte houden van studenten van relevante updates over het aanbod;
• Het beheren van de administratie zoals check-in verificatie en facturatie bij partners.
• Statistische en geanonimiseerde rapportering (bv. jaarverslagen). Deze bevatten geen identificeerbare persoonsgegevens.

5. Op basis van welke verwerkingsgronden verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw gegevens voor de hieronder beschreven doeleinden en verzamelen en verwerken niet meer en geen andere soorten gegevens dan deze die nodig zijn voor deze doeleinden.

Wij verwerken uw gegevens enkel voor zover gebaseerd op één van de verwerkingsgronden die worden opgesomd in de GDPR, en zoals hierna weergegeven.

• Jouw toestemming bij registratie op het platform;
• Het gerechtvaardigd belang van de vestigingsadmin om activiteiten aan te bieden, te verbeteren en te evalueren;
• Uitvoering van een overeenkomst (bij deelname aan betalende activiteiten.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Waar nodig doen wij een beroep op een externe dienstverlener (verwerker), ter ondersteuning van onze operationele doeleinden zoals het beheer van onze website en app. Deze verwerker voert desgevallend bepaalde verwerkingen van gegevens uit namens ons. Wij zullen uw gegevens slechts delen met deze verwerker in de mate dat dit nodig is voor het desbetreffende doel. De gegevens mogen door de verwerker niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Bovendien is de verwerker contractueel gebonden om de vertrouwelijkheid van uw gegevens te waarborgen door middel van een “gegevensverwerkersovereenkomst” die met deze partijen werd gesloten.

Concreet heeft dit tot gevolg dat wij je gegevens, met een van onderstaande derden delen, in overeenstemming met de vestigingsplaats van je studie. Zij treden op als onze verwerkers en enkel voor de vooropgestelde doeleinden (punt 4).

• Howest campus Brugge
• Howest campus Kortrijk (voor Howest studenten en UGent Campus Kortrijk)
• VIVES campus Brugge (voor VIVES studenten en KU Leuven campus Brugge)
• VIVES campus Kortrijk
• VIVES campus Roeselare
• VIVES campus Torhout
• VIVES campus Oostende
• College of Europe
• KU Leuven Kulak
• Thomas More Antwerpen
• Thomas More Geel
• Thomas More Lier
• Thomas More Mechelen
• Thomas More Sint-Katelijne-Waver
• Thomas More Turnhout
• Thomas More Vorselaar

Hun toegang is beperkt tot persoons- en gebruikersgegevens van hun eigen vestiging.

• Brugge Studentenstad
• Kortrijk Studentenstad
• Studentenclubs

De toegang van bovenstaande entiteiten is beperkt tot persoons- en gebruikersgegevens van hun eigen toegewezen programma.

De toegang van partners, dit zijn sportcentra of cultuurhuizen, waarmee samenwerkingsovereenkomsten werden afgesloten in het kader van specifieke activiteiten is beperkt tot gegevens van hun eigen activiteit.

7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld of worden verwerkt.

Persoonsgegevens worden structureel van de servers verwijderd tijdens de jaarlijkse opschoning (doorgaans in de maand augustus van het academiejaar).

Aan de start van elk nieuw academiejaar (september) moet de student zich opnieuw registreren.

8. Waar bewaren wij uw gegevens en hoe worden deze beschermd?

Wij voorzien passende veiligheidsmaatregelen op technisch en organisatorisch vlak, om binnen het kader van onze activiteiten de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de onbevoegde toegang of onrechtmatige kennisgeving aan derden te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens. Je wachtwoord wordt geëncrypteerd opgeslagen.

Alle gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Er vindt geen overdracht plaats naar landen buiten de EU.

9. Welke rechten heb je als gebruiker?

U beschikt over diverse rechten met betrekking tot de gegevens die wij van u verwerken. Indien u een beroep wenst te doen op één van de hiernavolgende rechten, gelieve ons te contacteren via de contactgegevens opgenomen onder de eerste titel van deze Privacy policy.

Recht van inzage en kopie

U heeft het recht om uw gegevens in te zien en hiervan een kopie te krijgen. Onder dit recht valt ook de mogelijkheid om verdere inlichtingen te vragen omtrent de verwerking van uw gegevens, onder meer wat betreft de categorieën van gegevens die van u verwerkt worden en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Recht van aanpassing of rectificatie

U heeft het recht om uw gegevens te laten aanpassen indien u meent dat wij beschikken over onjuiste gegevens.

Recht van gegevensuitwissing (recht op vergetelheid)

U heeft het recht om te vragen dat wij uw gegevens zonder onredelijke vertraging wissen. Wij zullen echter niet altijd in staat zijn om een dergelijk verzoek in te willigen, onder meer wanneer wij de gegevens nog nodig hebben in functie van een lopende overeenkomst, of wanneer het bijhouden van bepaalde van uw gegevens gedurende een bepaalde termijn wettelijk verplicht is.

Recht op beperking van verwerking

U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. Op die manier wordt de verwerking tijdelijk stopgezet tot er bijvoorbeeld zekerheid is over de juistheid ervan.

Recht op het intrekken van uw toestemming

Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk moment terug in te trekken door ons te contacteren. Voor marketingberichten die u via e-mail van ons ontvangt op basis van uw toestemming, kan u deze toestemming eenvoudig intrekken door op de uitschrijflink te klikken onderaan een dergelijk bericht.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang. Dit dient te gebeuren op basis van specifieke met uw situatie verband houdende redenen.

Recht op overdraagbaarheid

U heeft het recht om uw gegevens die u zelf aan ons verstrekt heeft met uw toestemming of in uitvoering van een overeenkomst, in elektronische vorm te verkrijgen. Op die manier kunnen ze makkelijk aan een andere organisatie worden overgedragen. U heeft bovendien het recht om ons te verzoeken om uw gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie, indien dit technisch mogelijk is.

Recht om klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening zou zijn dat wij uw gegevens op een onjuiste manier verwerken, beschikt u steeds over het recht om een klacht in te dienen bij uw toezichthoudende autoriteit op het gebied van gegevensbescherming.

Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
contact@apd-gba.be

10. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan uw rechten uitoefenen door ons te contacteren, per e-mail naar privacy@vives.be of privacy@howest.be mits bijvoeging van een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart of een ander document waarmee u geïdentificeerd kan worden. De kopie zal enkel gebruikt worden om u te identificeren overeenkomstig de GDPR.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor om deze Privacy policy te wijzigen. De meest recente versie is te allen tijde beschikbaar op onze websites. De datum waarop deze Privacy policy voor het laatst gewijzigd is, kan u bovenaan terugvinden. In geval van een substantiële wijziging van de Privacy policy, zullen wij de betrokkenen op wie dit een impact kan hebben, hiervan zo mogelijk rechtstreeks informeren.

12. Contact

Voor verdere vragen of opmerkingen in verband met de manier waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens kan je ons steeds contacteren per e-mail naar

• Hogeschool West-Vlaanderen (Howest): privacy@howest.be
• Hogeschool VIVES: privacy@vives.be
• Thomas More: privacy@thomasmore.be